EFV Teil 3: Der Postkorb – Postkorbübung und Postkorbinterview

In diesem Teil der Reihe zum Eignungsfeststellungsverfahren (EFV) beschäftigen wir uns eingehender mit dem Prüfungselement Postkorb.

Die Postkorbübung: 15 Vorgänge in 60 Minuten

Diese Übung ist aktuell auf 60 Minuten angelegt und umfasst 15 Mitteilungen bzw. Aufgabenstellungen. Neben diesen Mitteilungen (Mails, Notizen des Sekretariats o. Ä.) erhalten Sie einen Terminkalender für 14 Tage, der in der Prüfungsversion allerdings schon einige Termine enthält, die vorab eingetragen wurden und verbindlich sind. Außerdem erhalten Sie Übersichtsbögen, auf denen Sie Ihre Entscheidungen schriftlich festhalten und nach Möglichkeit kurz begründen sollen:

Vorgang	Entscheidung	Begründung/Ziel
Vorgang 1	…	…
Vorgang 2	…	…
Vorgang 3	…	…

Den Postkorb üben

Im Gegensatz zur Gruppendiskussion ist der Postkorb ein Prüfungselement, das Sie sehr gut, auch für sich allein, üben können. Eine Idee von der Art der Aufgabenstellung finden Sie in den Postkorbübungen, die in Auszügen auf der Seite des Schulministeriums veröffentlicht werden. Vollständige Postkorbsets erhalten Sie z. B. beim Besuch des entsprechenden ISH-Seminars zur EFV-Vorbereitung.

Beim praktischen Training sollten Sie auf jeden Fall die Prüfungssituation exakt simulieren, den Postkorb im Zusammenhang bearbeiten und sich dabei an die Zeitvorgabe von 60 Minuten halten. Nur so erhalten Sie ein Gefühl für das richtige Zeitmanagement und lernen inhaltliche Zusammenhänge zwischen einzelnen Aufgabenstellungen kennen, die in ähnlicher Form in jedem Postkorb auftauchen.

Die richtige Bearbeitungsstrategie

Eine zentrale Entscheidung ist die der richtigen Bearbeitungsstrategie. So können die Aufträge nacheinander anhand der Nummerierung abgearbeitet werden, was zeitsparend ist und die Möglichkeit bietet, alle Aufträge innerhalb der Zeitvorgabe abzuarbeiten. Bei diesem Vorgehen können allerdings inhaltliche Bezüge, personelle Verknüpfungen und Terminüberschneidungen aus dem Blick geraten und müssen im Nachgang korrigiert werden.

Alternativ können Sie zunächst Themenstapel bilden und die Aufträge z. B. nach Dringlichkeit vorsortieren. Das verschafft den besseren Überblick und verhindert Flüchtigkeitsfehler; erfahrungsgemäß ist die vollständige Bearbeitung innerhalb des Zeitfensters auf diese Weise aber kaum zu schaffen.

Ich persönlich bin mit der ersten Variante sehr gut zurechtgekommen, es gibt allerdings auch andere Erfahrungen. Welche Methode Ihnen am ehesten entgegenkommt und mit welchem Vorgehen Sie sich am sichersten fühlen, sollten Sie herausfinden, indem Sie beide Varianten ausprobieren und vergleichen.

Selbst entscheiden oder delegieren?

Besonders wichtig ist es außerdem, sich grundsätzlich darüber klar zu werden, welche Vorgänge Sie sinnvollerweise delegieren können und um welche Sie sich auf jeden Fall selbst kümmern müssen.

• Schulleitungsaufgabe: Personalentscheidungen, Personalentwicklung, dienstliche Anweisungen, Disziplinarmaßnahmen (Bezirksregierung), externe Kommunikation, z. B. mit Presse und Kooperationspartnern
• Delegation sinnvoll: befristete Beauftragung von Projekten und Arbeitsgruppen (Controlling!), erweiterte Schulleitung, Sozialpädagoginnen und Sozialpädagogen, Jahrgangsteams und Fachkonferenzen (Teamentwicklung)

Rücksprachetermine bei delegierten Aufgaben sollten Sie grundsätzlich einplanen und im Terminkalender eintragen, um deutlich zu machen, dass Sie die Kontrolle über alle relevanten Vorgänge behalten.

Vor allem bei kleineren Schulen sind die Möglichkeiten zu delegieren oft deutlich geringer. Werden Sie in diesem Fall kreativ und erfinden Sie fiktive Kolleginnen und Kollegen (z. B. Planungstermin mit dem Kooperationspartner Altenheim: „Die Leiterin der Sozial-AG, Frau XY, geht für mich und berichtet mir am nächsten Tag.“).

Nützliche Hinweise für den Postkorb

• Entscheiden Sie mit gesundem Menschenverstand und vermuten Sie nicht hinter jedem Fall eine rechtliche Falle.
• Tragen Sie jeden Vorgang im Kalender ein. Zum Teil sind auch Folgetermine wichtig, z. B. Rückmeldungen von Beauftragten bei Ihnen (siehe oben).
• Denken Sie bei Terminentscheidungen an die Information der Verantwortlichen für den Vertretungsplan.
• Wählen Sie einen Stift, mit dem Sie leserlich und zügig schreiben können.
• Wichtige private Termine nicht absagen! (Work-Life-Balance!)
• Achten Sie auf versteckte Fallen, z. B. bezüglich eines geplanten Alkoholausschanks.
• Bewertet werden ausschließlich der ergänzte Terminkalender und die Vorderseiten der Übersichtsbögen.

Viele von Ihnen werden in schulischen Leitungsfunktionen Erfahrungen mit rechtlichen Fragen gesammelt haben, die für die Bearbeitung des Postkorbs hilfreich sind. Aber auch ohne solche Vorerfahrungen macht es wenig Sinn, große Teile der BASS (Bereinigte Amtliche Sammlung der Schulvorschriften NRW) auswendig zu lernen. Sinnvoll ist aber auf jeden Fall eine eingehende Beschäftigung mit Ihrer zukünftigen Rolle als Dienstvorgesetzte bzw. Dienstvorgesetzter und ein Blick in den Teilzeiterlass sowie das Mutterschutz- und das Schwerbehindertenrecht.

Die Postkorbübung ist definitiv ein ernster Belastungstest unter hohem Zeitdruck, aber vielleicht beruhigt es Sie zu wissen, dass auch Teilnehmende, die nicht alle Vorgänge restlos bearbeitet haben, mit guter und sehr guter Bewertung abgeschlossen haben.

Nach der Übung sollten Sie zu viele und ausführliche Diskussionen mit anderen Teilnehmenden tunlichst vermeiden, die letztlich nur für Verunsicherung sorgen. Es ist allerdings empfehlenswert, direkt im Anschluss ein Gedächtnisprotokoll anzulegen. Arbeiten Sie die Handlungsstränge Ihres Settings heraus und nutzen Sie die Möglichkeit, rechtliche Unsicherheiten und Zweifelsfälle am Abend zu klären (Internet, BASS, „Telefonjoker“). So sind Sie bestens auf das Interview am zweiten Tag vorbereitet.

Das Postkorbinterview am zweiten Tag

Der Postkorb findet immer am ersten Tag statt, damit die Prüfer über den Abend die Bögen auswerten können. Am nächsten Tag findet dann ein Interview von maximal 15 Minuten Länge statt.

Beim Postkorbinterview lernen Sie zum ersten Mal zwei Ihrer persönlichen Beobachter kennen. Die Atmosphäre entspricht hier mehr einem interessierten Nachfragen als einer Prüfung. Anhand einzelner Entscheidungen geht es vor allem um Ihre Selbsteinschätzung bezogen auf die Schulleitungsrolle.

Zur Vorbereitung erhalten Sie 15 Minuten lang Ihre Unterlagen des Vortags und können Ihr Vorgehen, Ihre Delegationsentscheidungen, aber auch Zweifelsfälle thematisieren und mögliche Denkfehler korrigieren, wobei Ihnen die Vorbereitung durch das Gedächtnisprotokoll auf jeden Fall helfen wird.

Im Interview werden Fragen gestellt, durch die u. a. die Motivation und die emotionale Stabilität überprüft werden. Daneben gibt es Fragen nach der Selbsteinschätzung, der Stressresistenz oder nach Stärken und Schwächen.

Diese Übung bildet kein eigenständiges Element des Verfahrens, sondern findet in reduzierter Form als Anhängsel der Postkorbübung statt und fließt offiziell nicht in die Bewertung ein.

Häufige allgemeine Fragen

• Was ist in Ihren Augen die wichtigste Schulleitungsaufgabe? (Achtung: Es gibt mehr als eine.)
• Wo sehen Sie Ihre Belastungsgrenze? Wo sehen Sie Ihre besonderen Stärken?
• Wie wollen Sie es schaffen, dass Sie durch Ihre Arbeit nicht vollständig vereinnahmt werden?
• Welche Visionen haben Sie für die Schule der Zukunft?
• Was nehmen Sie sich für den ersten Tag als Schulleiterin oder Schulleiter vor?
• Haben Sie immer eine offene Tür für Lehrkräfte, Eltern und Schülerinnen und Schüler?
• Warum sollten wir uns für Sie entscheiden?

Fragen zum Postkorb

• Wo lagen für Sie die besonderen Probleme dieser Postkorbübung?
• Welche Vorgänge waren aus Ihrer Sicht die wichtigsten, die unbedingt vor Ihrem nächsten Termin bearbeitet werden mussten?
• Welche Gesichtspunkte waren für Ihre Entscheidung im Fall XY ausschlaggebend? (Zeigen Sie nach Möglichkeit Handlungsspielräume und Alternativen auf und begründen Sie Ihre getroffene Entscheidung mit Bezug auf Ihr Selbstverständnis als Schulleiterin oder Schulleiter.)
• Wie sind Sie bei der Postkorbbearbeitung vorgegangen? Nach welchen Kriterien haben Sie sortiert? Nach welchen Kriterien haben Sie delegiert? (Zuständigkeiten, Ressourcen, Zeitaspekte)
• Welche Rolle haben das Schulleitungsteam und der Geschäftsverteilungsplan bei Ihren Überlegungen gespielt?

Im nächsten Teil geht es um das Personalgespräch: Teil 4: Das Beratungs- und Konfliktgespräch.